Expedientes
La vista de expedientes permite a los usuarios gestionar los expedientes de la empresa, que funcionan como contenedores de documentos para procesos específicos. Por ejemplo, en el expediente de un empleado se pueden cargar documentos como su acta de nacimiento, título universitario, entre otros.
Los datos mostrados en la tabla son los siguientes:
- ID único y autoincrementable del expediente.
- Tipo de archivo: Es la estructura de expediente a la que pertenece. Esta funciona como una plantilla que indica los tipos de documentos que se deben cargar.
- Descripción del expediente: También se puede considerar como el nombre del expediente.
- Identificador del expediente.
- Agrupador del expediente.
- Año del expediente.
- Mes del expediente.
- Fecha de creación del expediente en el sistema.
- Fecha de última actualización del expediente en el sistema.
Las acciones que se pueden realizar son las siguientes:
- Actualizar expediente.
- Inactivar/activar expediente.
Filtro
El filtro consta de 3 elementos importantes:
- El campo de búsqueda en el cual se ingresa el nombre del departamento o área.
- La ruta en el organigrama que indica la ubicación del departamento o área.
- El botón de búsqueda que permite realizar dicha operación.
El filtro funciona con los departamentos y áreas asignados al usuario. Si no tiene ninguno asignado, el filtro no mostrará información.
Funcionamiento
El usuario debe buscar el departamento o área deseada, ya sea escribiendo el nombre o seleccionándolo de la lista desplegable. Al seleccionarlo, debe hacer clic en el botón de búsqueda para obtener los expedientes asociados.
Búsqueda
Para buscar un expediente, se puede hacer uso del formulario de búsqueda simple o búsqueda avanzada.
Creación
La creación va de la mano con el filtro: debes seleccionar el departamento o área donde deseas agregar el expediente y, luego, hacer clic en el botón Agregar, Nuevo o similar. A continuación, se abrirá un modal como el siguiente:
Los datos que se solicitan son los siguientes:
- Tipo de archivo: Es la estructura de expediente a la que pertenece. Funciona como una plantilla que indica los tipos de documentos requeridos.
- Descripción: Es el nombre del expediente.
- Identificador: Es un campo que se puede utilizar para identificar el expediente.
- Agrupador: Es un campo que se puede utilizar para agrupar expedientes.
- Año: Es el año al que pertenece el expediente.
- Mes: Es el mes al que pertenece el expediente.
En la imagen anterior se muestra cómo en el departamento o área seleccionado solo existen dos estructuras de expedientes. Por lo tanto, al crear uno nuevo, solo se podrán seleccionar estas dos opciones.
Actualización
Para actualizar un expediente, haz clic en el botón de edición ubicado a la derecha en la tabla (en la sección de acciones). A continuación, se abrirá un modal como el siguiente:
Los datos que se pueden modificar son los mismos que en la creación. Al modificar el Tipo de archivo, cambiará la estructura del expediente, por lo que los documentos cargados previamente se descartarán.
Activación/Desactivación
La explicación de estos formularios se puede encontrar en la sección de formularios de inactivación y formularios de activación.
Los registros no se eliminan, sino que pasan a un estado de activación/desactivación, por lo que se pueden recuperar en cualquier momento. Lo mismo ocurre con los documentos de un expediente inactivo.